הטכנולוגיה מזמנת לנו כלים שימושיים רבים שאנו עושים בהם שימוש יומיומי. אחד הכלים הללו הוא דואר אלקטרוני שכולם עושים בו שימוש, ולמרות כל תוכנות המסרים והצ'אטים עדיין שומר על מעמדו והחשיבות שלו בקרב מרבית האוכלוסייה ובעיקר עבור בעלי עסקים או עורכי דין, כאשר בעניינם עולה השאלה מה חובת האתיקה בעניין השימוש בדואר אלקטרוני חינמי דוגמת GMAIL.
חובת הסודיות בין עורך דין ולקוח כפופה להגדרות חובת האתיקה המקצועית של עורכי הדין והדבר תקף גם במקרים של התקשרות בין עורך דין ולקוח שלו באמצעות דואר אלקטרוני חינמי דוגמת GMAIL. כך קובעת וועדת האתיקה של לשכת עורכי הדין בישראל שדנה בנושא אבטחת מידע, ויש לכך משמעות רבה עבור עורכי הדין.
מה ההחלטה של וועדת האתיקה בנושא זה?
החלטת ועדת האתיקה קובעת שיש לקבוע רף מינימלי של עמידה בחובות האבטחה שעת התקשרות באמצעות דואר אלקטרוני. אי עמידה ברף זה יכולה להוביל לטענה שעורך הדין לא עמדת בהתחייבויות שלו לשמירת סודיות כלפי הלקוח. על כן עורכי דין חייבים להראות שהם נוקטים אמצעי אבטחה שונים התואמים למידע ולפעילות במשרד.
מדוע דנו בעניין זה בוועדת האתיקה?
הטכנולוגיה המתקדמת חייבה את וועדת האתיקה לתת מענה לסוגיות ושאלות רבות שהתפתחו בשנים האחרונות סביב נושא אבטחת מידע במרחב הדיגיטלי, כולל במכשירי תקשורת שונים של עורכי דין דוגמת טלפונים סלולריים, מחשבים ניידים, בשירותים מקוונים שנעשה בהם שימוש מקצועי וכן הלאה.
כל זאת בהמשך ישיר לשנים האחרונות בהן יש עליה בקצב מואץ להתקפות סייבר של האקרים מסיבות כאלו ואחרות על אמצעי תקשורת ומחשבים בכל רחבי הארץ. כאשר מכשירים אלה נושאים מידע רגיש ואישי של תקשורת בין עורך דין ולקוח, חלה חובת הוכחה לכך שננקטו אמצעים לשמור על סודיות כפי שדורש החוק.
מה היו המלצות הוועדה בעקבות כך?
וועדת האתיקה של לשכת עורכי הדין רבעה כמה המלצות שעל עורכי הדין לתת עליהם את הדעת בכל הקשור לעניין אבטחת מידע במכשירים השונים שהם עושים בהם שימוש.
- הגנה ואבטחה – עורכי הדין מחויבים להתקין עדכונים באופן שוטף לתוכנות שונות שעושים בהן שימוש, להקפיד על סיסמאות מורכבות וקשות לפיצוח והצפנה בעת התחברות מרחוק. כמו כן יש לשים לב לכך שצד שלישי איננו יכול לצפות ולתעד את הנעשה באמצעי התקשורת השונים שהם עושים בהם שימוש.
- שימוש בשירותים – על עורכי דין לרכוש מוצרים שיש להם תקן אבטחה ברור ולא שירותים חינמיים נפוצים. כלומר אחסון אתרים של עורכי דין יהיה בשרתים מאובטחים על תעודת SSL ולא בשרתים חינמיים. כמו כן, דואר אלקטרוני לעורכי דין יהיה תחת דומיין בבעלות עורך הדין ולא בשירות דואר אלקטרוני חינמי דוגמת GMAIL או WALLA.
- הכשרה והדרכה – כל עורך דין ישתתף בהדרכות בעניין אבטחת מידע לפחות אחת לשנתיים.
- היערכות והתמודדות – יש להיות ערוכים לכל מקרה של פריצה, פגיעה או נזק הקשורים לאבטחת מידע עם אמצעי גיבוי שיאפשרו חזרה מהירה לפעילות שוטפת מאובטחת.
כל זאת מלמד אותנו ששימוש במערכת דואר אלקטרוני לעסק של עריכת דין לא יכול להיות תחת שירות חינמי, אם כי יש אפשרות לעשות שימוש בניהול של אותו דואר אלקטרוני באמצעות מערכת GMAIL וזאת בהתאם להגדרות המייל הממותג של עורך הדין.
המאמר נכתב בשיתוף עם חברת Sweethome אשר מעניקה פתרונות אחסון אתרים מתקדמים לעסקים. חברת Sweethome מציעה לעורכי דין שירותי אחסון אשר כוללים תיבות דואר אלקטרוני ממותגות, תעודת SSL לאתר ופיצ'רים מתקדמים אחרים.